美国政府科技报告管理现状

美国政府科技报告是指美国联邦政府资助研发活动过程中产生的科技报告,来源单位主要是美国各级政府机构及其合同户。其中,合同户包括大学、营利和非营利组织、国家实验室等。

1、发展历史

美国政府科技报告工作从1945年第9568号总统令开始有组织的开展,目前已形成世界上规模最大、内容最丰富、管理最完善的国家层面上的科技报告管理体系。美国政府科技报告体系的形成和发展过程大致经历了前期、雏形期、成型与发展期三个阶段。

(1)前期:19世纪后期到20世纪初。在该时期,科研机构逐渐增多,科研队伍不断扩大,产生了许多供内部交流使用的科研记录、文件、总结报告等;科技成果管理工作还比较分散,尚未形成体系;科技报告属于政府出版物中的一种,公开发行数量不多。1895年,《美国政府出版物月报》将科技报告统一编目并公开出版,标志着科技报告的正式产生。

(2)雏形期:第一次世界大战开始到第二次世界大战初期。在此期间,美国大力发展科学技术,成立了国家航空咨询委员会、国家标准局等机构以保持其科技领先地位;随着科研经费的增加,研究范围逐步扩大,科研活动中产生的科技报告逐渐增多;科技报告在美国政府各部门之间已经有了较为广泛的交流使用。

(3)成型与发展期:第二次世界大战到今天。1945年,美国成立科技情报出版局,后发展为今天的国家技术信息服务局,专门从事国内外科技报告的收集、管理和服务工作;1946年,成立科学技术信息办公室负责能源科技报告工作;1951年,成立武装部队技术情报局负责军事科技情报工作;1958年,成立科学技术情报局负责管理航天航空局的科技报告。这些举措有力地推动了美国政府部门的科技情报工作,使科技报告真正成为国家基础性战略资源。

2、发展现状

美国政府科技报告类型包括专题技术报告、技术进展报告、最终技术报告和组织管理报告等多种类型,覆盖工业、农业、能源、交通、军事、航空等几十个学科。美国政府科技报告体系主要包括国防部AD报告、航空航天局NASA报告、能源部DE报告和商务部PB报告四大科技报告系统(参见图1)。


图1 美国政府科技报告体系

(1)PB报告

国家技术信息服务局(National Technical Information Service,简称NTIS)隶属于美国商务部,是美国公开政府科技报告的唯一法定集中收藏单位,负责PB报告及公开发行的AD报告、NASA报告和DE报告的收藏和服务。AD报告、NASA报告和DE报告的管理机构将公开和解密的科技报告,定期移交给NTIS,向政府其他部门和公众发行。NTIS收集有来自200多个联邦机构及其他相关机构和国家的科技报告,馆藏数量超过300万份,每年增加约5万份。

(2)AD报告

国防技术信息中心(Defense Technical Information Center,简称DTIC)是美国国防部内部负责获取、存储、检索和分发科技报告的中心机构,每年收藏AD报告约3.3万篇。AD报告在使用中大致分为公开发行利用的公开科技报告、严格限制使用范围的非保密敏感科技报告和按有关保密规定发行利用的保密科技报告三大类。在实际使用中,AD报告发行范围又细分为7类。

(3)NASA报告

航天航空信息中心(Center for Aerospace Information,简称CASI)负责美国国家航天航空局科技报告的集中收藏、保存和传播,其数据库中科技报告记录已超过360万条。NASA报告主要分为技术论文、技术备忘录、合同户报告、会议出版物、特殊出版物和技术译文6大系列。NASA报告的使用对象划分为内部用户和外部用户两部分,其中内部用户包括国家航空航天局各部门及合同人员,外部用户主要包括其他政府机构、大学与其他教育机构、商业科技信息提供商等。

(4)DE报告

科学技术信息办公室(Office of Scientific and Technical Information,简称OSTI)是能源部科学办公室的直属机构,负责协调能源部的科学技术信息活动和DE报告的集中收藏和管理。DE报告可以大致分为公开信息、公开发行的解密信息、非保密受控制信息、非保密受控制核信息和保密信息五种类型,并分别通过公开信息系统、有存取权限限制的信息系统及保密信息管理系统面向不同的用户提供服务。

3、政策法规

美国在科技报告的产生、管理和安全使用方面有一整套完善的政策法规体系,分散在科研管理、信息资源管理、信息安全等相关制度之中,按覆盖范围可划分为三个层次:国家级政策法规、部门/行业级规章制度和基层单位规章制度。

(1)国家级政策法规。美国政府通过制定国家级政策法规或多个部门共同遵守的条例和制度,明确联邦投资产生的各类科技报告提交、共享等要求,明确相关知识产权规定,明确科技报告相关管理部门的职责和职能。例如,美国《国家技术信息法案》规定了国家技术信息服务局作为科学、技术及工程信息的收集、处理和传播中心的职能;《美国技术卓越法》规定,美国联邦单位必须及时将联邦资助研发活动产生的公开科学技术及工程信息传递给国家技术信息服务局;《美国联邦采办法规》规定,凡承包由联邦政府拨款资助的科研和生产项目者,都必须向联邦政府提交合格的科技报告。

(2)部门/行业级规章制度。以国家政策法规为基础,由各部门/行业根据自身需要和特点制定具体管理政策和办法。部门/行业级规章制度可以细分为两方面内容,其一是在相关计划管理、项目管理、合同管理制度中提出明确的科技报告提交和审查要求,将科技报告制度纳入科研管理制度中,确保科技报告的产生和提交;其二是制定专门科技信息制度,明确科技报告的提交范围、程序、方式、安全管理以及相关部门和人员的职责,确保科技报告的安全管理和交流利用。例如,美国国防部颁发《国防部科技信息计划实施原则和工作纲要》,航天航空局出台《科技信息管理规定》和《撰写、提交和分发NASA科技信息的要求》等文件来规定本部门的科技报告相关管理工作。

在上述两级法规制度的指导下,各单位根据自身具体情况制定相应的科技报告工作细则。

4.工作流程

美国政府通过启动科学技术信息计划,联合科研管理人员、科技信息人员和科研人员共同开展科技报告工作。美国政府科技报告的收集、管理和服务工作流程大致划分为五个阶段(参见图2)。

(1)科研管理部门通过合同等方式明确规定需要提交的科技报告类型、数量、内容和格式等。例如美国能源部对财政资助项目,通过在财政援助书中附加《联邦援助提交报告核查清单》,对提交报告类型和格式等信息予以详细规定。

(2)项目承担单位根据合同、协议等要求,按照规定格式和渠道撰写并提交研发活动产生的科技报告,同时根据有关信息安全规定,在提交信息前对信息敏感性进行判断,并对密级、知识产权等进行适当标记和处理。

(3)科研管理部门对提交上来的科技报告的密级、分发限制、格式等进行审查,并确保科技报告按要求提交到本部门信息中心。

(4)本部门信息中心对提交上来的科技报告进行集中永久保存,并根据科技报告的分发限制,按照一定的安全利用制度在不同使用范围内提供服务。

(5)国家技术信息服务局对公开科技报告进行长期保存并提供公开服务。


图2 美国政府科技报告工作流程

5.交流使用

美国政府科技报告实行分类分级交流服务模式,在方式上大致划分为公开科技报告的交流使用、受限科技报告的交流使用和保密科技报告的交流使用。

(1)公开科技报告。美国采用多种方式提供公开科技报告的交流使用,例如,国家技术信息服务局通过交换收藏其他国家政府及研究单位的科技报告扩大收藏范围,各部门信息中心通过本系统网站提供科技报告服务等。

(2)受限科技报告。一般只对本部门和其他政府机构人员及其合同户提供服务。科技报告收藏机构配合科研管理部门对使用者身份、使用权限进行审批和审查,并通过IP地址、密码控制等方式进行管理。

(3)保密科技报告。一般通过专门的渠道进行集中管理和服务,例如,能源部保密科技报告通过专门的能源保密信息管理系统提供服务。

6、管理特点

美国政府科技报告管理实践具有以下显著共性特点:

(1)以政府为主导推动科技报告体系的建立

美国政府部门在科技报告体系建设过程中发挥着重要的主导作用。首先,将科技报告作为国家战略资源进行管理,通过建立一系列政策法规和规章制度来规范科技报告的产生、收集、管理和交流利用,科技报告工作成为政府强制行为。其次,对科技报告工作相关机构设置、运行机制、资金来源等予以明确规定。

(2)将科技报告工作纳入科研管理程序

美国将科技报告工作纳入科研管理部门的战略管理规划、信息管理计划之中。首先,各计划管理部门通过修订或完善本部门的制度、办法,明确每个项目产生和提交科技报告的数量、类型和时限等;其次,制定专门制度细化科技报告的提交流程、规范以及相应的安全交流利用程序和方法等。第三,通过健全的组织机构和人员设置保证制度的落实和科技报告的提交。

(3)对科技报告编写、知识产权与共享有明确规定

美国在科技报告编写上有较为严格的规范要求,有统一的编写格式和连续的编号规则。每篇科技报告都有永久不变的编号,有完整的元数据信息,包括科技报告描述信息、载体信息及发布权限管理信息等。在知识产权和使用方面,美国规定科技报告产权属于联邦政府或项目投资者,并建立了统一的密级管理及使用办法。

地址:江苏省南京市龙蟠路171号    邮编:210042    电子邮箱:jskjbg@163.com    咨询电话:025-85400396
江苏省科技情报研究所  版权所有  苏ICP备05021722号